Los viajes de negocios vuelven a las agendas: consejos de FREE NOW for Business para que tu empresa ahorre dinero con ellos

Parece que coger una maleta, montar en un avión y desplazarse hasta otro punto del mapa para mantener encuentros con personas afines a la empresa, vuelve a ser una realidad cada vez más palpable tras casi 2 años de pandemia.

Los viajes corporativos sufrieron un gran desplome en la primera fase de la crisis sanitaria, alcanzando caídas que superaron el 90%. Ahora, aunque las conferencias y ferias comerciales, que representan gran parte de los viajes de negocios, siguen siendo en su mayoría virtuales, el optimismo crece y cada vez se están dando más formatos en vivo e híbridos, que se acelerarán este otoño, según un estudio de Deloitte.

Este informe, bajo el nombre Return to a world transformed. How the pandemic is reshaping corporate travel, se basa en una encuesta realizada a 150 travel managers entre el 28 de mayo y el 10 de junio de 2021. Al mismo tiempo la consultora entrevistó a ejecutivos de empresas cuyo gasto en viajes de avión en 2019 rondó los 123 millones de dólares (106 millones de euros). Aunque todavía se sitúan muy por debajo de los niveles pre-pandemia, se espera que vayan aumentando conforme a los resultados del informe: 9 de cada 10 esperan alcanzar o superar el 75% durante el cuarto trimestre de 2022.

Ante estas previsiones, ¿cómo pueden las compañías optimizar costes en los viajes de negocios?

FREE NOW for Business, la solución de transporte compartido de FREE NOW para simplificar la gestión de viajes de empresa, nos ofrece los siguientes consejos:

1. Establece pautas firmes para controlar los gastos. Antes de organizar un viaje, ya sea en coche, en tren o en avión, define tu política de viajes y el presupuesto asignado, y comunícaselo a tus empleados. La política de viaje son las normas que se deben seguir para el desplazamiento, desde la categoría de los hoteles, hasta la gestión del transporte o las dietas.

2. Centraliza los pagos. Optar por un pago mensual centralizado para agrupar todos los gastos de los empleados es la mejor opción en la organización de los viajes de empresa, según FREE NOW for Business. Además de ahorrar costes, permite a la compañía tener una visión más amplia de los viajes de los trabajadores para controlar y monitorizar de manera más sencilla y práctica los gastos de transporte.

3. Limita el número de proveedores. Al otorgar la exclusividad a un solo proveedor, la empresa tiene automáticamente más control sobre las reservas de los empleados. Por ejemplo, es usual que los empleados acudan a herramientas de búsqueda o aplicaciones con las que están más familiarizados, alejándose a veces de la política de viajes establecida por la empresa. Esto conduce a fugas que, según FREE NOW for Business, cuestan hasta 3.000 euros al año por viajero.

4. No descuides los costes indirectos. A la hora de organizar un viaje de negocios, lo más común es pensar en gastos como el transporte, el alojamiento o la comida. No obstante es recomendable ir un paso más allá y tener muy presentes los costes indirectos derivados de las facturaciones, la contabilidad, los informes de gastos, los seguros o los imprevistos. FREE NOW for Business afirma que, en muchas ocasiones, pueden ser más elevados porque “rara vez se controlan”. Pero, ¿cómo limitarlos? Anticipa y automatiza su gestión lo máximo posible para no tener que dedicarles tiempo después.

5. Analiza los viajes de los empleados. Hay que poner el foco en los datos que se recogen durante los viajes, es decir, analizar los gastos y el comportamiento que tienen los trabajadores para mejorar y optimizar la programación de los futuros viajes.

6. Crea una política de informe de gastos. Según SAP Concur, las empresas pagan una media de 730 euros por empleado al año debido al fraude en las reclamaciones de gastos. Para ahorrar dinero en este aspecto, FREE NOW for Business recuerda que establecer unas pautas precisas para el reembolso de gastos, puede ayudar mucho. Es el primer paso para definir los gastos de los empleados: automatizarlos, desmaterializarlos y centralizarlos.

Los servicios de FREE NOW for Business tratan de facilitar la puesta en práctica de todos estos consejos a través de una única aplicación para gestionar los viajes de negocios. ¿En qué consiste? La compañía puede abrir una cuenta para los viajes de sus empleados y tener así un control sencillo y rápido de tiempos, ubicaciones, pagos, gamas de vehículos o facturación.

Cuando el viaje está en marcha, los empleados son los que van gestionando todas las etapas, desde la reserva hasta los pagos realizados o los informes de gastos. Además, pueden realizar reservas simultáneamente para uno o más invitados, que en este caso puede tratarse de clientes de la propia compañía.

La aplicación puede usarse además en más de 100 ciudades europeas, lo que permite gestionar viajes nacionales e internacionales.